摘要：隨著中國全面建成小康社會，互聯(lián)網(wǎng)信息化時代到來，信息化檔案管理工作凸顯的越發(fā)重要。我國許多企業(yè)進行改革，全面提升工作效率，計算機和云共享信息化技術(shù)應(yīng)用于各個領(lǐng)域。對于檔案自身來說，它能清楚記錄一個企業(yè)發(fā)展過程中的各種情況，掌握著企業(yè)發(fā)展的命脈，憑借大數(shù)據(jù)分析，以檔案材料為真實依據(jù)，企業(yè)才能避免出現(xiàn)重大決策失誤。本文首先介紹了創(chuàng)新信息化檔案管理工作的意義，其次介紹了信息化時代科技檔案管理中的潛在風(fēng)險，最后提出了完善信息化檔案管理工作的措施，旨在通過本文的介紹為相關(guān)工作者提供幫助，從而促進我國信息化時代科技檔案管理工作的不斷創(chuàng)新發(fā)展。
關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；風(fēng)險應(yīng)對；檔案管理
引言：現(xiàn)代社會大數(shù)據(jù)云計算普遍應(yīng)用，對于信息采集整理歸納要求更為嚴(yán)苛，檔案管理信息化工作勢在必行。5G深入研究，信息技術(shù)不斷滲透社會建設(shè)、人民生活各方面。例如武漢雷神山醫(yī)院，依靠強大的數(shù)據(jù)管理才井井有條，不遠的未來計算機與檔案信息有機結(jié)合將成為社會發(fā)展的趨勢。在企業(yè)、教育、科學(xué)等領(lǐng)域，檔案管理水平可以直接反應(yīng)其內(nèi)部管理水平。目前現(xiàn)階段，我國大多數(shù)企業(yè)都在檔案管理工作中加快信息化進程，把建設(shè)完善檔案管理作為當(dāng)前重要工作。
一、創(chuàng)新信息化檔案管理存在的意義
每個企業(yè)機構(gòu)無論大小都會存在檔案管理工作，但重視程度因為工作的多樣性有高低起伏的變化。在某些重要行業(yè)如人事社保、行政單位等，檔案管理工作開展時間較早、范圍較廣。而一些企業(yè)或者其他組織、行業(yè)等對檔案管理工作的重視程度較低，甚至忽略了對其的規(guī)劃建立，認(rèn)為沒有存儲的必要。同時檔案管理工作是存儲加運用的服務(wù)模式，但大部分的管理工作忽視了開發(fā)利用。檔案管理工作的管理手段較為落后
在一些大型的檔案館內(nèi)，其進行檔案管理工作還是依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介，利用有限的人力進行簡單的存儲、查詢等工作。對存儲的信息處理能力和效率較低，使得檔案管理的內(nèi)容和類別都比較簡單。同時檔案管理的信息量日益巨大，面向的群體規(guī)模擴大都促使檔案管理工作急需轉(zhuǎn)型，擺脫傳統(tǒng)的效率落后的局面。因此檔案管理工作融入信息化能夠?qū)崿F(xiàn)海量的存儲、優(yōu)化的展示等好處，實現(xiàn)整個管理行業(yè)的快速高效的管理和系統(tǒng)規(guī)范化的建立。
二、信息化時代科技檔案管理中的潛在風(fēng)險
信息化檔案管理主要是以數(shù)據(jù)化檔案管理以及存儲的方式，但互聯(lián)網(wǎng)復(fù)雜的生態(tài)環(huán)境，很難在此艱難的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中保障檔案安全。信息泄露的事故在日常生活中屢見不鮮，即便是互聯(lián)網(wǎng)大公司也可能遭受黑客侵襲，在訪問信息檔案時信息保護更為重要，避免檔案重要信息泄漏。此問題大多是程序設(shè)置過于簡單，不能應(yīng)對風(fēng)險，影響檔案安全性。這也給檔案管理工作風(fēng)險防控方面敲響警鐘。企業(yè)和相關(guān)機構(gòu)進行檔案管理的時候，很多管理人員和領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識到做好檔案管理的重要性，認(rèn)為進行檔案管理只是單一某個人或者某一部門的工作，長久以來，員工不受重視影響工作積極性，不能獲得成就感。
三、信息化時代科技檔案管理工作的創(chuàng)新路徑
3.1提高相關(guān)工作者的專業(yè)素養(yǎng)
當(dāng)前我國對于檔案信息管理工作并未深入發(fā)展，致使大部分員工普遍素質(zhì)不高。就企業(yè)而言，他們也并未認(rèn)識到員工素質(zhì)會影響工作效率，管理層人員缺乏重視度。管理人員尚且如此，員工更是敷衍了事，工作態(tài)度消極，無法全身心投入工作。檔案管理工作質(zhì)量下降，工作進度減慢。員工缺乏專業(yè)知識，也并未有過系統(tǒng)培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作當(dāng)中不夠科學(xué)規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。因此，提高員工專業(yè)素養(yǎng)成為核心問題。保密意識就成為檔案管理工作的第一要義，為了完成好信息化檔案工作就必須提高人員的保護意識。此外,企業(yè)或者個人應(yīng)提升專業(yè)信息化檔案管理必要知識技能。如有必要可以在工作之前進行崗位培訓(xùn)，以便之后可以勝任工作。
3.2提高工作人員的工作效率
即便一些企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到專業(yè)能力在現(xiàn)代化社會的重要性，但還是不能直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)工作效率。沒有相應(yīng)的規(guī)章制度，無依據(jù)可以，缺乏實踐應(yīng)用，所以企業(yè)建立專業(yè)機構(gòu)或部門進行檔案管理制度系統(tǒng)化完善。其次，當(dāng)企業(yè)著手建立信息化檔案管理的時候，工作進程難以推進。信息量龐大難以分類整理以及人員配合度不高。企業(yè)加快轉(zhuǎn)變管理人員思想態(tài)度，才能做好檔案管理工作分析整理。全體上下一條心，從檔案管理最開始的信息收集，內(nèi)容整理，結(jié)果分析各個環(huán)節(jié)相互之間緊密配合，才能建立完備資源庫。相關(guān)的企業(yè)和機構(gòu)必須將信息能夠滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展對檔案的需要。在各部門工作協(xié)調(diào)中，對檔案管理制度不斷充實完善，體現(xiàn)企業(yè)精神。還可以加強員工之間協(xié)同合作的默契，在輕松愉快的工作環(huán)境中更好的完成工作。面對社會大環(huán)境，絕大多數(shù)企業(yè)缺乏專業(yè)細致的管理制度，各個機構(gòu)為了做好檔案管理可以充分引進相關(guān)人才。在專業(yè)指導(dǎo)下梳理工作流程制度，查缺補漏以避免發(fā)生重大失誤，導(dǎo)致更加嚴(yán)重后果的產(chǎn)生。
3.3加強檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)
檔案信息化管理涉及到的范圍廣泛,對于企業(yè)運營的影響深遠。但是在檔案進行信息化管理之前,紙質(zhì)版的檔案使用的時間十分久遠,對于企業(yè)的管理具有深遠的影響,檔案管理的模式已經(jīng)固化,傳統(tǒng)思維的禁錮使他們不能緊跟現(xiàn)代化步伐，對于信息化檔案管理工作無法勝任。在進行檔案信息化管理的過程中要將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一還是困難的。針對這個問題,企業(yè)在進行檔案信息化管理的過程中要建立完善的制度方針，大家有制度依靠。建立相關(guān)的有效的信息管理平臺,管理人員素質(zhì)水平過硬，使得檔案信息化管理的工作符合管理要求,達到信息化管理水平,確保信息化管理的有效性。
3.4不斷提升技術(shù)水平
首先,要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。針對多種載體的檔案,要以數(shù)字化技術(shù)為手段,做好轉(zhuǎn)化與存儲工作,將電子檔案信息作為檔案管理的主要形式。其次,重視檔案信息規(guī)范化管理,制定先進的信息管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn),維護信息在共享以及轉(zhuǎn)變中的安全性與價值性。另外,加強防護技術(shù)與手段的應(yīng)用,重視加密技術(shù)、防病毒技術(shù)等的應(yīng)用。最后,積極構(gòu)建數(shù)據(jù)資料庫,及時進行更新與開發(fā),為工程建設(shè)提供支持與服務(wù)。對資源庫進行優(yōu)化升級,完善信息系統(tǒng),結(jié)合管理需求,構(gòu)建極具針對性與適合性的工程檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略,確保其高效運行。除此之外,要重視引進融檔案管理與信息技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。基于此,要落實人員培訓(xùn)與教育,強化交流、崗位以及繼續(xù)教育的融合,切實提升檔案信息化管理意識與水平。
四、結(jié)束語
我國率先進入5G領(lǐng)域，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)有了長足的發(fā)展。云計算大數(shù)據(jù)市場下信息化檔案管理大大提升了我們獲取信息的速度。總之, 為了實現(xiàn)檔案信息化,擴大信息化檔案管理在各方面的應(yīng)用，在管理工作質(zhì)量及效率等方面都有所改善, 并有效彌補傳統(tǒng)檔案管理中的各種問題。信息技術(shù)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用,既能夠提高檔案管理工作的效率,還能夠確保檔案信息的安全性以及完整性,提高信息讀取利用速度，大幅度提高提升工作效率。因此,相關(guān)單位需要加強對檔案信息化建設(shè)的重視,并結(jié)合實際情況采用多種方式實現(xiàn)檔案的信息化管理。希望本文的以上內(nèi)容能夠為相關(guān)工作者提供幫助。
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